职场攻略：座位安排里的学问

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开会是一个很重要的能力，除了参与会议，主持会议的能力更是关键，影响整个会议的运作与实质效益。既然大家花了时间开会，自然希望讨论事项能透过会议获得有效的解决；一个失序、缺乏条理的会议，只是浪费大家的时间与公司的资源成本。
    因此主席是会议中的灵魂人物，公司里的每一个人都应该轮流练习主持会议，藉此学习掌握时间、管理有效的议程讨论、并获致结果、减少冲突。
    座位安排学问大
    首先，会议席次的安排便是一门大学问，虽然这通常得仰赖幕僚，但主席更应深谙此间的道理。如果幕僚对会议的内容与公司人事状况了解的话，透过安排议程与座次，便能化解掉原先可预见的冲突。
    例如，主席的右手边或正对面，通常会安排其最常咨询、且沟通无阻的同仁，这个人必须能维持公正客观，同时勇于提醒主席应注意事项，以利会议进行。
    为了不让会议的权力偏重一方，主管们不宜坐在一起，各部门主管与部属最好穿插着坐，同部门的主管与部属不要坐隔壁，而应坐斜对面，部属才能畅所欲言。不过，欲协助主管开会的部属，则可以坐在主管右手边以便备询。
    重要的是，老板座位旁边最好安排一个敢言的人，才不会让老板主导会议，而部属却总是沉默。
    另外，也可以用座位的布置来调节一些可预见的冲突；例如，不要安排原本就针锋相对的同仁，直接面对面地坐着开会，而可安排他们坐较远的斜对面、或坐成L型，中间隔几位能缓冲两位歧见的同事。
    所以比较好的会议桌，确实是圆形或椭圆形的，方桌会给人谈判、好象战场的感觉。
    而在会议进行中，若出现与会者发言离题或是交头接耳的情况，主席应该礼貌地提醒与会者，因时间有限，请回到正题或集中精神；若是主席自身发言离题，则有赖与会者的会议管理能力，提醒主席回到正题。
    另外在阶级分明的组织中，主席必须要能引导、邀约每个人发言。如果有少数人的意见过于踊跃，似乎垄断了会议的发言权，主席可以表示，希望征求新的意见，请其它没有发表意见的人轮流发言；轮流发言使每个人都有表达的机会，而且对事不对人，垄断发言者也不会觉得不舒服。
    谨守中立原则
    若会议中发生冲突，主席必须非常敏锐，最重要的原则便是中立，唯有中立才能保持客观，引导大家做意见之争，而非人与人之争。有一句话说得很好：人与人的竞争是毁灭性的，但是意念与意念的竞争是建设性。就事不就人，出了会场，会议中的一切意见之争不会带有任何杀伤力。所以当冲突发生，主席必须提醒每个人就事而论，别做人身攻击。
    具争议性的讨论如果破裂，不要僵持不下，主席应先请大家讨论其它议案，缓和气氛后再讨论，或者将该议案尽快择日再议。
    但是在此次的会议结束前，应讨论大家散会后的准备工作；例如，请意见不同的两方，准备齐全的相关资料，以便于下次会议中提出讨论。而不是将棘手的议案搁置、延后再议，大家却仍然没有准备、两手空空地参加下次会议，又是一场从零开始的争议，吵闹不休，永远没有办法解决问题、获致结论。
    所以散会的条件是，清楚拟定下次的议程或方向，而且时间必须尽快且经大家同意。
    只要每个人都具备参加会议或主持会议的能力，充分地投入议程，自然较愿意为自己在会议中的承诺或决策负起责任，一切决策的执行才会真正落实。